Huishoudelijk reglement

 

1. ALGEMEEN

a. Dit reglement bevat regelingen over onderwerpen, waarover in de statuten is bepaald, deze bij huishoudelijk reglement nader te regelen, alsmede over die zaken, waarvan nadere reglementering noodzakelijk of wenselijk wordt geacht.

b. Wijzigingen en/of aanvullingen worden door het bestuur, zodra daartoe aanleiding bestaat, in een voorstel vervat waarvan de tekst aan de leden wordt toegezonden, gelijktijdig met de oproeping tot de vergadering waarin over de goedkeuring van het voorstel wordt beslist.

 

2. VERKIEZING VAN DE BESTUURSLEDEN

Verkiezing van de bestuursleden geschiedt tijdens een ledenvergadering uit één of meer bindende voordrachten, tot het opmaken waarvan zowel het bestuur als een aantal van ten minste vijf leden bevoegd zijn.

De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt; de voordracht van vijf of meer leden moet voor de aanvang van de vergadering bij het bestuur worden ingediend.

Is er geen voordracht gemaakt, dan is de vergadering vrij in haar keuze.

 

3. BESTUURSFUNCTIES

Het bestuur kan, telkens wanneer daar behoefte aan bestaat voor elk van zijn leden uit haar midden een vervanger aanwijzen van welke aanwijzing mededeling wordt gedaan aan de leden en overige belanghebbenden.

 

4. ONTSLAG BESTUURSLEDEN

Bestuursleden zijn gehouden, een voornemen tot ontslag anders dan wegens het verstrijken van hun zittingsperiode, kenbaar te maken in de eerstvolgende bestuursvergadering en ter discussie te stellen. Behalve in geval van overmacht dient een bestuurslid na diens ontslag ten hoogste zes weken ter beschikking te blijven, teneinde een goede afwikkeling van zijn taak en overdracht aan zijn opvolger te waarborgen.

 

5. WERKGROEPEN

Zodra het bestuur besluit tot instelling van een werkgroep, wordt daarvan mededeling gedaan aan de leden en een reglement, ‘Instructie werkgroep genaamd, opgesteld. Het bestuur legt in de instructie vast: samenstelling, inrichting, taak, werkwijze en begroting van de werkgroep. De instructie wordt als aanhangsel van het huishoudelijk reglement opgenomen zo lang de werkgroep bestaat en mag niet in strijd zijn met statuten en huishoudelijk reglement.

 

6. MAXIMUM BEDRAG MANDAAT

Het maximum bedrag, bedoeld in artikel 13 lid 5 van de statuten bedraagt: € 1000,--

 

7. STEMMEN BIJ VOLMACHT

Stemgerechtigden, die verhinderd zijn een vergadering bij te wonen, doch hun stem wensen uit te brengen bij beslissingen over één of meer der agendapunten, kunnen daartoe bij volmacht hun stem uitbrengen.


8. BIJEENKOMSTEN

Inclusief de jaarvergadering zullen ten minste zes bijeenkomsten per jaar plaatsvinden. Een bijeenkomst kan gedeeltelijk het karakter hebben van een ledenvergadering, mits daarvan mededeling is gedaan bij de uitnodiging voor deze bijeenkomst onder vermelding der agendapunten.

 

9. LEDENLIJST

Het bestuur beschikt over een ledenlijst met de namen en adressen van alle leden en eventuele ereleden. Deze ledenlijst wordt uit bescherming van de privacy uitsluitend gebruikt ten behoeve van de bestuurlijke werkzaamheden.

Daarnaast is er een ledenlijst met uitsluitend namen ten behoeve van de leden. Deze lijst wordt tijdens de algemene ledenvergadering uitgereikt aan degenen die daar prijs op stellen. De ledenlijst met uitsluitend namen is tevens op te vragen bij de secretaris.

De ledenlijsten met of zonder adressen mogen in geen geval worden gebruikt of ter beschikking van derden worden gesteld ten behoeve van al dan niet commerciële doeleinden buiten de vereniging.

 

10. LIDMAATSCHAP

Leden hebben de volgende mogelijkheden, van lidmaatschap:

A-lid: individueel lidmaatschap

B-lid: gezinslidmaatschap

Gezinslidmaatschap geldt voor de inwonende huisgenoten. Per gezinslid kunnen maximaal twee personen van het stemrecht gebruik maken.

Aanmelding voor het lidmaatschap dient te geschieden door middel van het lidmaatschapsformulier. Het lidmaatschapsformulier omvat tevens de machtiging voor betaling van de contributie.

Het formulier is verkrijgbaar bij de secretaris en bij de penningmeester. Het lidmaatschapsformulier wordt op een eventuele website van de heemkundekring geplaatst.

Het lidmaatschapsformulier wordt ingeleverd bij de secretaris of de penningmeester. De secretaris verstrekt de statuten en het huishoudelijk reglement aan nieuwe leden. De penningmeester zorgt voor de inning van de verschuldigde contributie.

Bedanken als lid kan geschieden schriftelijk vóór 1 november van het lopende verenigingsjaar.

Royement kan plaats vinden wegens wanbetaling.

 

11. CONTRIBUTIES

De hoogte van de contributies wordt tijdens de jaarvergadering op voorstel van het bestuur vastgesteld. Leden zijn bevoegd, een voorstel tot wijziging van de contributie in te dienen.

 

12. BESTUURSVERGADERINGEN

Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter nodig acht en eveneens wanneer twee bestuursleden een vergadering bijeengeroepen willen hebben. De vergaderingen kunnen worden gecombineerd met een vergadering van een of meer werkgroepen.

In de notulen legt de secretaris de genomen besluiten duidelijk vast. In elk geval dienen deze vergaderingen de voortgang te verzekeren van te plannen heemkunde-avonden. Publicatie van de genomen besluiten geschiedt in het informatieblad van de vereniging en, ter beoordeling van het bestuur, in de plaatselijke pers.


Er is een pdf-versie van het huishoudelijk reglement beschikbaar.